Ведение бизнеса всегда предполагает проведение совещаний или деловых встреч.

Зависимо от формата и масштаба мероприятия, необходима аренда небольшой переговорной комнаты, или аренда большого переговорного зала. Но важно учитывать и регламент встречи.

Чтобы каждый смог высказаться, подать идею, предложить собственное видение решения вопроса, и т.д., нужно оптимизировать процесс. В этом поможет четкий план. Ниже рассмотрим несколько советов, как составить схему встречи, при которой получится достигнуть желаемых результатов.

Постановка целей

До проведения события четко определите цели, которых нужно достичь на совещании. Сообщите о них всем участникам конференции, тогда каждый подготовит список вопросов, идей, советов и т.д.

Составление повестки дня

Также высылается участникам заранее. Повестка дня представляет собой документ, в котором указываются тема конференции или встречи, все цели, вопросы, возможные проблемы, которые нужно решить. Участники успеют ознакомиться с документом и подготовить доклады, придумают решения проблем и т.д.

Дата и время

Согласуйте время с гостями события, сообщите о точной дате за несколько дней до мероприятия. Чтобы убедиться, что все смогут появиться, за день желательно перезвонить каждому члену встречи и уточнить, придут ли они.

Как рассадить участников

Для создания продуктивной атмосферы, которая поспособствует конструктивной беседе, желательно особенно тщательно рассадить гостей. Психологи довели, что люди, сидящие друг напротив друга конфликтуют чаще, чем те, которые сидят рядом. Самое простое решение — сделайте так, чтобы конфликтные личности сидели на расстоянии.

Расставьте таблички с именами участников напротив каждого места, тогда не возникнет проблем с ориентированием в пространстве. Специалисты рекомендуют рассаживать гостей в границах личного пространства. Как известно, есть четыре зоны — интимная, личная, социальная и общественная.

Личная зона — от 0.5 метров, она позволяет собеседникам чувствовать себя наиболее комфортно. Дружественная атмосфера повлияет на быстрое и эффективное принятие решений, также обезопасит от возможных ссор.

Обеспечение комфортных условий

При организации конференции, убедитесь, что помещение хорошо освещено, отапливается и т.д. Также не забудьте побеспокоится о потребностях участников, чтобы спустя какое-то время подали кофе, чай, воду или даже угощения, если планируется длительное совещание.

Эти простые правила позволят создать продуктивный грунт для обсуждения предложений и конструктивной беседы.